Privacyreglement

De privacybescherming heeft voor ons een grote waarde. Wij doen er dan ook alles aan om deze privacy te beschermen. Als wij informatie leveren aan derden, bijvoorbeeld vanwege de vergoeding van de zorg door verzekeraars, dan zorgen wij dat dit bekend is bij onze cliënten.

Wij hebben ook een uitzondering op de privacybescherming van onze cliënten. En dat is wanneer de veiligheid van cliënten, hun netwerk of de samenleving acuut in gevaar is. Wij zien het in dat geval als onze professionele verantwoordelijkheid om alles te doen om deze situatie te keren. Overigens voorziet de wetgeving op deze uitzondering.

Onze organisatie vindt principieel dat dossiers behoren aan de cliënt zelf en dat wij onze dossiervorming in alle openheid met de cliënt moeten delen. In verreweg de meeste gevallen is dit ook de situatie. Toch zijn er situaties waarin de professionele standaarden  iets anders van ons verlangen. Dit reglement is met name bedoeld voor deze situaties.

Per 1 juli 1989 is de Wet Persoons Registratie (WPR) van kracht geworden die regels bevat ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met de persoonsregistratie. Naast deze wet houdt BuurtzorgT zich aan de wet- en regelgeving, professionele en maatschappelijke normen rond onder meer privacy, zorg en hulpverlening.

N.B. Het reglement bevat veel begripsbepalingen en juridische taal. Dit bevordert de leesbaarheid niet, maar is nodig voor de correcte uitvoering van de WPR.

BEGRIPSBEPALINGEN

Persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.

Persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische  of  persoonlijke  gegevens,  voor  zover deze in het kader  van  de  ondersteuning/dienstverlening/begeleiding  zijn  verzameld.

Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen.

Houder van de persoonsregistratie: degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement, i.c. BuurtzorgT.

Geregistreerde: degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen. Indien de geregistreerde een wettelijk vertegenwoordiger heeft, kunnen de rechten van de geregistreerde ingevolge dit reglement door  de  wettelijk vertegenwoordiger worden uitgeoefend.

Beheerder van de persoonsregistratie: degene die onder verantwoordelijkheid van BuurtzorgT belast is met de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.

Bewerker van de persoonsregistratie: degene, niet behorend tot BuurtzorgT die het geheel of een gedeelte van de faciliteiten onder zich heeft, waarmee de persoonsregistratie waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd.

Elektronisch dossier: het digitale systeem dat ingezet wordt voor de registratie van cliëntgegevens. Gegevens worden centraal beheerd en beveiligd, er is geen lokale opslag van elektronische gegevens. Fysieke dossierstukken zijn op afspraak beschikbaar op de locatie waar de cliënt is ingeschreven.

Gebruiker van de persoonsregistratie: medewerkers die betrokken zijn bij de zorg voor de geregistreerde, zijn gebruiker van de persoonsregistratie, indien en voor zover toegang tot de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie te raadplegen en te bewerken.

Reikwijdte: dit reglement is van toepassing op de registratie van persoonsgegevens van cliënten van BuurtzorgT en hun netwerk.

PERSOONSREGISTRATIE

De persoonsregistratie wordt aangelegd voor een goede vervulling van de taak van de houder. Voor de genoemde persoonsregistratie in zijn geheel, als wel voor de onderdelen gelden de volgende doelstellingen:

  • het ondersteunen van de dagelijkse zorg, zodat de continuïteit ervan gewaarborgd  kan worden;
  • het bieden van ondersteuning bij diagnostiek, hulpvraagverheldering  en  evaluatie van de zorg;
  • ondersteuning van het management van de organisatie, zodat een optimale en doelmatige inzet van medewerkers, middelen en financiën t.b.v. de dienstverlening mogelijk wordt;
  • bijdragen in de verantwoording van de zorg naar de geregistreerde en/of diens wettelijk vertegenwoordiger;
  • het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
  • bijdragen in de externe verantwoording naar financiers, overheid en anderen, voor zover hierop een wettelijke verplichting rust en het niet in strijd is met de  beroepscode van professionals.

OPGENOMEN GEGEVENS

De persoonsregistratie kan de volgende gegevenscategorieën bevatten:

  1. Algemene gegevens, personalia en identificatiegegevens
  2. Medische/paramedische gegevens
  3. Psychiatrische en psychologische gegevens
  4. Financiële/administratieve gegevens

GEVOELIGE GEGEVENS

Conform het bepaalde in het Besluit gevoelige gegevens (Stb.  1993,  158)  worden  gegevens over het ras, de godsdienst, de levensovertuiging, de seksualiteit of intiem levensgedrag van de geregistreerde alleen opgenomen als deze gegevens van belang zijn voor de dienstverlening. Gevoelige gegevens van derden (o.a. familieleden van de geregistreerde)  kunnen  alleen in de registratie worden opgenomen indien en voor zover  dit in verband met de dienstverlening aan de geregistreerde.

BuurtzorgT treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg  voor  de  nodige  voorzieningen  van  technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie,  tegen  verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke plicht rust op de Bewerker voor het geheel of het gedeelte  van de faciliteiten, die hij onder zich heeft.

KENNISGEVING

De houder zal d.m.v. een algemene kennisgeving het bestaan van de registraties en van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie kan worden ingewonnen.

BEWAARTERMIJN / VERNIETIGEN VAN OPGENOMEN GEGEVENS

  1. De bewaartermijn is in beginsel 15 jaar (febr. 2006 WGBO), te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn gemaakt, of zoveel langer dan redelijkerwijs uit de zorg voortvloeit. De geregistreerde heeft het recht te verzoeken om vernietiging van de tot zijn persoon herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder. De    houder vernietigt de gegevens binnen een jaar na een daartoe strekkend verzoek van de geregistreerde, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk   belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede voor zover bewaring op grond   van een wettelijk voorschrift vereist is.

  • Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de desbetreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, binnen een termijn van één jaar. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

Niet verwijderd worden: Naam/Geboortedatum/geboorteplaats/geslacht en overdrachtsgegevens.

VERSTREKKING VAN GEGEVENS

Binnen de organisatie kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele hulpverlening aan de geregistreerde.

Buiten de instelling kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:

  • degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele ondersteuning aan de geregistreerde, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben;
  • personen en instanties wier taak het is de verleende zorg te controleren en te  toetsen.

Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

Tot de persoon herleidbare persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen alleen dan zonder toestemming van de geregistreerde/wettelijk vertegenwoordiger worden verstrekt, indien aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan:

  • het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is;
  • het onderzoek een algemeen belang dient;
  • het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd;
  • de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad en vaststaat dat het onderzoek niet in de vorm van tot de geregistreerde herleidbare gegevens zal worden gepresenteerd;
  • het onderzoek wordt verricht conform een op de onderzoeker betrekking hebbende gedragscode en nadat een onafhankelijke commissie hierover positief heeft geadviseerd.

Indien aan deze voorwaarden is voldaan dienen er verder tussen BuurtzorgT en onderzoeker schriftelijke afspraken te zijn gemaakt over de in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerde te treffen maatregelen en dient BuurtzorgT zich in deze zin in voldoende mate jegens de geregistreerde tegen aansprakelijkheid te hebben gevrijwaard.

Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of het een geval betreft als genoemd in de leden 1, 2, 3 of 4, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de schriftelijke gerichte toestemming van de geregistreerde vereist.

TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake heeft slechts toegang tot de persoonsgegevens de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer. Verder heeft toegang tot persoonsgegevens uit de registratie de beheerder, voor zover dit in het kader van beheer noodzakelijk is. Deze en andere door elk van genoemde personen aangewezen (mede)gebruikers van de registraties zijn binnen de instelling werkzaam.

De houder heeft als zodanig geen toegang tot  de  geregistreerde  persoonsregistratie,  tenzij dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als houder.

INZAGE EN AFSCHRIFT VAN OPGENOMEN PERSOONSGEGEVENS

De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. Cliënt  dient  voor  inzage  een (schriftelijk) verzoek in  bij BuurtzorgT. De gevraagde inzage dient binnen vier weken te kunnen plaatsvinden; dit gebeurt samen met de regiebehandelaar. Desgevraagd wordt aan de geregistreerde een afschrift van diens  gegevens verstrekt.  Op het afschrift staat duidelijk dat het om een  kopie gaat. Bij het verstrekken van het afschrift wordt een handtekening van de geregistreerde gevraagd ter ontvangst. Een kopie van het ondertekende afschrift wordt vervolgens in de registratie geüpload.

CORRECTIE C.Q. VERNIETIGING VAN OPGENOMEN GEGEVENS

De geregistreerde kan verzoeken om correctie, aanvulling of verwijdering van op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie zijn opgenomen. Wanneer er sprake is van veiligheidsaspecten of mogelijk juridische procedures, vechtscheiding o.i.d. dan weegt het belang van de bewaarplicht zwaarder dan het belang van de cliënt.

BuurtzorgT draagt zorg dat een besluit tot correctie of aanvulling, dan wel tot verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Bij vernietiging van het dossier worden de BN-NAW-gegevens en data waarop gesprekken hebben plaatsgevonden bewaard i.v.m. controle door de financier (verzekering, justitie, gemeente e.d.) Hierbij is de termijn 7 jaar na sluiting van het dossier.

KLACHTEN

Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot de houder van de registratie. Indien dit voor de geregistreerde niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft de geregistreerde de mogelijkheid gebruik te maken van de binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling (zie Klachtenreglement).